Во-первых, у сотрудников, которые были загружены в период роста рынка, освободилась большая доля свободного времени, которую они могут посвятить внедрению системы. Во время активного развития бизнеса приходилось привлекать специалистов интегратора для внедрения и настройки системы, сегодня же компании могут провести его практически своими силами. Сформировать внутреннюю команду специалистов, которая будет участвовать в проекте с максимальной отдачей, четко осознавать потребности бизнеса и адаптировать систему под них. К тому же кризис рано или поздно закончится, следовательно компании будут стремиться выйти на стартовую прямую с максимальной конкурентоспособностью.
Редакция it-times обратилась к Олегу Михайлику, руководителю управления проектного бизнеса корпорации "Галактика" в Украине, с просьбой рассказать о вариантах поставки системы, особенностях, сроках и стоимости внедрения.
|
|
Система «Галактика ERP» состоит из модулей, объединенных в контуры согласно своим предназначениям. Например, контур логистики состоит из модулей «Управление договорами», «Управление снабжением», «Управление сбытом», «Расчеты с поставщиками и получателями» и др.
Существуют стандартные контуры системы «Галактика ERP»: логистика, управление финансами, бухгалтерский учет, управление производством, управление персоналом, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).
 |
|
Также разработаны специальные решения, такие как управление качеством продукции, учет форменной и спец-одежды, управление недвижимостью, техническое обслуживание и ремонт оборудования, управление научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими разработками и др.
|
|
Для предприятий отдельных отраслей разработаны решения, поддерживающие отраслевую специфику. Например, решения для предприятий сферы машиностроения, транспорта, строительства, пищевой промышленности, нефтегазового комплекса, энергетики, а также для ВУЗов.
|
|
Возможности лицензирования
Предусмотрено два варианта поставки системы. Первый – полнофункциональная «Галактика ERP»,- она может состоять из любого набора контуров или модулей системы. В любой момент заказчик может приобрести лицензию на неиспользуемый ранее модуль и подключить его к работающей системе. Полнофункциональная ERP оптимальна для крупных активно развивающихся предприятий и корпоративных структур, требующих последующего расширения функциональности и, как следствие, увеличения количества используемых модулей. Зачастую подобные компании активно используют одновременную работу большого числа территориально разделенных пользователей.
|
|
Второй вариант поставки – специальное решение для малых и средних предприятий - «Галактика Прогресс». Разработка предоставляет всю стандартную функциональность полноценной системы «Галактика ERP» с некоторыми ограничениями: в системе одновременно могут работать до 15 пользователей, а также не поддерживается оффлайн репликация данных (Корпо-обмен). Вся остальная функциональность «Галактики Прогресс» аналогична функциональности «Галактика ERP», - разница лишь в системе лицензирования и цене.
|
|
Решение рассчитано на активно развивающиеся предприятия, для которых приобретение полнофункциональной «Галактики ERP» слишком крупное вложение. Ярким примером подобных организаций, являются небольшие производственные цехи, планирующие перерасти в крупные промышленные предприятия. Зачастую такие развивающиеся организации на начальном этапе внедряют «Галактику Прогресс», а по мере дальнейшего роста, предприятия переходят на полнофункциональную систему «Галактика ERP». При этом, во время миграции рядовые пользователи даже не замечают происходящих изменений, поскольку интерфейс в котором они работают остается прежним.
|
|
Стоимость проекта внедрения может составлять от 50 до 200 тыс. грн. в зависимости от количества автоматизируемых рабочих мест и задач, которые планируется реализовать с помощью решения «Галактика Прогресс».
|
|
Внедрение и поддержка
На начальных этапах внедрения важно учесть готовность заказчика запустить систему своими силами: в случае покупки облегченной версии системы и невозможности самостоятельно провести работы по внедрению, затраты на покупку ERP и ее внедрение и настройку будут несоизмеримы.
|
|
Длительность проекта зависит от того, какие сферы деятельности компания собирается автоматизировать. В первую очередь предприятия автоматизируют базовые направления – логистику (управление снабжением, сбытом, складской учет, учет материалов и движение денежных средств) и бухгалтерию.
|
|
Все первичные документы, связанные с этими направлениями вводятся в систему. В начале в виде документа регистрируется сама операция, а затем с ней связываются проводки. Причем, все шаблоны настраиваются лишь один раз: в дальнейшем бухгалтер, выбирая определенную хозяйственную операцию, получает набор проводок соответствующий именно этому документу или действию.
|
|
После автоматизации базовых направлений происходит настройка контура управления производством (если это производственное предприятие), финансового контура (управление бюджетом и платежный календарь), управления персоналом. Проект по внедрению решения «Галактика Прогресс» может длиться от 3-4 месяцев и до 7-9 месяцев в зависимости от размера предприятия и сложности автоматизируемых задач.
|
|
В небольшом предприятии для поддержки системы достаточно одного специалиста, прошедшего обучение по администрированию системы в авторизированном учебном центре корпорации «Галактика». Во время внедрения системы на начальном этапе обычно привлекаются специалисты поставщика с последующей передачей технологии и функций внедрения специалистам компании-заказчика.
|
|
Формирование команды со стороны заказчика и исполнителя
|
|
Для осуществления пуско-наладочных работ на предприятии специально формируется проектная группа во главе с руководителем проекта, задачей которого является контроль всей текущей деятельности по проекту: организация работ, согласование всех действий, краткосрочное планирование, обеспечение ресурсами.
|
|
В проектную группу могут входить только специалисты предприятия, осуществляющего внедрение (если принято решение проводить внедрение системы своими силами), либо эксперты-консультанты и аналитики компании-поставщика решения, которые будут работать на проекте. Их количество зависит от объема работ, и от широты охвата функциональности, - сколько направлений задействовано, столько и потребуется специалистов.
|
|
Таким образом, размер команды со стороны заказчика зависит от объема проекта. Если организация небольшая, для выполнения всего объема работ достаточно двух-трех компетентных специалистов. В команду со стороны заказчика обязательно должен входить администратор системы, занимающийся установкой новых рабочих мест, поддержкой работоспособности системы, распределением прав пользователей и осуществлением резервного копирования. Как и со стороны компании-поставщика, в команде заказчика должны быть выделены специалисты по всем внедряемым направлениям. Они проходят специальное обучение и участвуют во всех процессах внедрения. Также они являются связующим звеном в общении с остальными пользователями на этапе моделирования и опытной эксплуатации системы.
|
|
Очень важную роль на протяжении всего проекта играют ключевые пользователи, - специалисты из функциональных подразделений организаций в которых будет установлена система «Галактика». Они участвуют в постановке и приемке задач, а также выступают в качестве носителей знаний об использовании системы в своем подразделении. Для больших предприятий наличие таких пользователей чрезвычайно важно - от них поступают замечания курирующему сотруднику отдела ИТ, который аккумулирует их и передает интегратору. Внимание к замечаниям и пожеланиям пользователей и их активное участие – один из залогов успешного проекта.
|
|
Обучение
|
|
У Центрального офиса корпорации «Галактика» в Украине есть собственный учебно-консультационный центр. Обучение осуществляется по направлениям: администрирование, управление логистикой, управление производством, учет персонала, расчет заработной платы, бюджетирование, платежный календарь.
|
|
Обучение может проводиться как в учебном центре, так и непосредственно на территории заказчика, особенно если оно посвящено использованию системы на конкретном объекте. Чаще всего обучение представляет собой курсы, рассчитанные на конкретных пользователей, которых обучают, как работать в системе, для выполнения своих функциональных обязанностей, - программа разрабатывается индивидуально для каждого отдельного заказчика. В дальнейшем, обученные специалисты, курирующие свои направления, передают знания рядовым работникам.
|
|
Проводить обучение всех сотрудников в учебном центре не целесообразно ни с организационной ни с экономической точки зрения. Поскольку каждому работнику должен соответствовать определенный уровень знаний, эффективнее организовать ступенчатое обучение когда вышестоящий работник знакомит своих подчиненных с особенностями их работы на местах.
 Выделенные специалисты со стороны заказчика, которые более 80% своего рабочего времени могут посвятить внедрению — залог успешного проекта.
|
|
Сложности при внедрении
Самая большая сложность при выполнении проектов заключается в неверной оценке заказчиком его человеческих ресурсов. Когда до начала проекта проводятся переговоры с заказчиком, происходит построение процесса внедрения и формирование состава проектных групп, зачастую заказчик подтверждает наличие достаточного количества работников, которые будут задействованы в проекте. А в ходе внедрения выясняется, что у этих специалистов есть масса своих обязанностей, и они не могут уделять проекту достаточно времени, в то время как план внедрения построен с учетом того, что эти специалисты будут выполнять конкретный объем работ.
|
|
Если со стороны заказчика нет сотрудников, курирующих направления внедрения системы или они не могут быть задействованы, предлагается полный аутсорсинг, на который заказчик, как правило, идет неохотно.
В начале каждого проекта очень важно уделить внимание не только формированию проектной группы, но и удостовериться в том, что ее члены более чем 80% своего рабочего времени смогут заниматься именно внедрением, а не своими текущими обязанностями. |
|
